Трудова книжка – це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника.
Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення.
Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.
Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками(власниками) підприємств, установ, фермерських господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.).
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення.
Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською мовою. Прізвище, ім’я, по батькові, дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження.